ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
az igényérvényesítéssel kapcsolatban kezelt adatok vonatkozásában
1. Adatkezelő
Cégnév: Bipros Kft.
Székhely: 1027 Budapest, Kacsa utca 15-23.
Cégjegyzékszám: 01-09-928946
Nyilvántartja: Fővárosi Törvényszék Cégbírósága
E-mail: privacy@bipros.hu
2. Adatkezelés célja
Az adatkezelés célja az adatkezelő szerződéses partnereivel kötött szerződésekkel összefüggő igények adatkezelő általi előterjesztése, érvényesítése vagy az adatkezelővel szemben a szerződéses partnerek által az adatkezelő és az szerződő fél közötti szerződésből eredő igényekkel szembeni védekezés biztosítása
3. Adatkezelés jogalapja
Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján az adatkezelő jogos érdeke.
Az adatkezelő jogos érdeke az adatkezelőnek a szerződéses partnerével kötött szerződéssel kapcsolatban előterjesztett igényérvényesítése vagy az adatkezelőnek a teljesítésével szemben a szerződéses partnere által előterjesztett igényérvényesítéssel szembeni védekezése. Röviden: jogi igények előterjesztése és érvényesítése vagy azokkal szembeni védekezés.
4. Kezelt adatok köre
Az adatkezelő opcionálisan az alábbi személyes adatkategóriákhoz férhet hozzá, az alapul fekvő szerződéses jogviszonytól függően:
Bérszámfejtési tevékenység kapcsán:
– Szerződésben rögzített személyes adatok (képviseletre jogosult neve, kapcsolattartó neve, email címe és telefonszáma)
– a szerződéses partner által megjelölt további kapcsolattartók adatai (név, pozíció, munkáltató, email cím, telefonszám)
– Munkavállaló természetes személyazonosító adatai (4T adatok ), lakcím, adóazonosító jel, TAJ
– Munkáltató megnevezése, munkáltatónál betöltött pozíció(k), pozíció betöltéséhez szükséges végzettségre vonatkozó adatok
– Munkaviszony kezdetével, módosításával és megszűnésével kapcsolatos adatok
– Béradatok (munkabér, cafeteria, bónusz/jutalom)
– Munkaidőre és a munkaviszony időtartamára vonatkozó adatok
– Adókedvezménnyel kapcsolatos adatok (kiskorú gyermek, egészségi állapot, tartós betegség, nyugdíjkorhatár stb.)
– Bizonyos bérszámfejtéshez elengedhetetlen egészségi állapottal kapcsolatos adatok (betegségre, terhességre, munkaképesség csökkenésre vonatkozó BNO kódok, munkahelyi balesettel kapcsolatos adatok)
– Szabadsággal kapcsolatos adatok (rendes szabadság, fizetés nélküli szabadság, pótszabadság, betegszabadság)
– Munkaviszonnyal kapcsolatos bejelentések, bevallások, adatszolgáltatások (NAV, Nyugdíjigazgatóság, KSH stb.), vonatkozó beküldési igazolások
– Szerződéses partnerrel, a szerződéses partner további kapcsolattartóival folytatott írásbeli kommunikáció, ideértve a memókat, összefoglalókat, riportokat illetve egyéb dokumentumokat
– Belső memók, összefoglalók, munkáltatónak előkészített nyilatkozattervezetek és egyéb dokumentumok tervezetei
– Számlákon és kapcsolódó részletezőkön szereplő személyes adatok (kapcsolattartó neve, érintett ügyféloldali munkavállaló neve)
Ügyvezetési tevékenység kapcsán:
– A szerződéses partnerrel kötött szerződésben rögzített személyes adatok (kapcsolattartó neve, email címe, telefonszáma és pozíciója, ügyfél képviseletében aláíró neve, pozíciója és aláírása)
– Az adatkezelő által a szerződéses partner nevében aláírt szerződésekben szereplő személyes adatok (a szerződéses partnerrel szerződő szervezet képviseletére jogosult személy neve, pozíciója és aláírása, illetve a kapcsolattartó neve, email címe és telefonszáma, pozíciója)
– Az adatkezelő, mint a szerződéses partner ügyvezetője által aláírt dokumentumok másolatai, az abban szereplő személyes adatokkal (pl.: adóhatóság vagy egyéb hatóság részére benyújtandó dokumentumok)
– A szerződéses partner munkavállalóinak munkaviszony létesítéséhez, módosításához és megszüntetéséhez szükséges személyes adatai (4T adatok, lakcím, adóazonosító jel, TAJ, pozíció, munkabér, munkaidő, munkaviszony időtartama)
– A szerződéses partnerrel, a szerződéses partner további kapcsolattartóival folytatott kommunikáció (email címzettjének neve és email címe, tárgya, email tartalma)
– A szerződéses partner által megjelölt további kapcsolattartók adatai (név, pozíció, munkáltató, email cím, telefonszám)
Végelszámolói tevékenység kapcsán:
– Szerződésben rögzített személyes adatok (képviseletre jogosult neve, kapcsolattartó neve, email címe, telefonszáma és pozíciója)
– Az adatkezelő által aláírt szerződésekben szereplő személyes adatok (a szerződéses partnerrel szerződő szervezet képviseletére jogosult személy neve, pozíciója és aláírása, illetve a kapcsolattartó neve, email címe és telefonszáma, pozíciója)
– Az adatkezelő, mint a szerződéses partner képviselője által aláírt dokumentumok másolataiban szereplő személyes adatok (pl.: adóhatóság vagy egyéb hatóság részére benyújtandó dokumentumok) – érintett 4T adatai, lakcíme, adóazonosító jele, TAJ
– A szerződéses partner munkavállalóinak munkaviszony létesítéséhez, módosításához és megszüntetéséhez szükséges személyes adatai (4T adatok, adóazonosító jel, TAJ, pozíció, munkabér, munkaidő, munkaviszony időtartama)
– A szerződéses partnerrel, a szerződéses partner további kapcsolattartóival folytatott kommunikáció (email címzettjének neve és email címe, tárgya, email tartalma)
– A szerződéses partner által megjelölt további kapcsolattartók adatai (név, pozíció, munkáltató, email cím, telefonszám)
Székhelyszolgáltatási tevékenység kapcsán:
– Szerződésben rögzített személyes adatok (képviseletre jogosult neve, kapcsolattartó neve, email címe, postai címe, telefonszáma és pozíciója)
– A szerződéses partner szervezet ügyvezetői, magánszemély alapítója vagy tagjai, jogi személy alapítójának vagy tagjainak képviseletében eljáró magánszemélyek személyes adatai (név, pozíció, telefonszám, email cím)
– Továbbított dokumentumok nyilvántartása – dokumentum feladójának neve, címe, címzettjének neve és címe, dokumentum átvételének és továbbításának dátuma
– Továbbított dokumentumok szkennelt változataiban szereplő személyes adatok.
Egyéb szerződések:
– Szerződésben rögzített személyes adatok (képviseletre jogosult neve, kapcsolattartó neve, email címe, postai címe, telefonszáma és pozíciója)
– Szerződés teljesítésével kapcsolatos személyes adatok
– Számlázással kapcsolatos személyes adatok.
5. Adatok forrása
A személyes adatok az adatkezelő szerződéses partnerétől származnak.
6. Adatkezelés időtartama
Az adatkezelő a személyes adatokat az alapul szolgáló szerződésben meghatározott elévülési idő lejártát követő egy évig őrzi meg, az alábbi eseteket kivéve.
Amennyiben a szerződéses partner a jogviszony megszüntetésekor lemond az igényérvényesítési jogáról, az adatkezelő a jogviszony megszűnésekor kezdeményezi a személyes adatok törlését, amelyre papír alapon haladéktalanul, elektronikus formában a kezdeményezéstől számított 90 (kilencven) napon belül sor kerül.
Amennyiben az szerződéses partner a vonatkozó jogviszony megszűnését követően lemond az igényérvényesítési jogáról az adatkezelővel szemben, úgy a lemondó nyilatkozat kézhezvételével kezdeményezi az adatkezelő a személyes adatok törlését, amelyre ténylegesen 90 napon belül kerül sor.
Lemondó nyilatkozat hiányában a személyes adatokat az elévülési idő végén törli az adatkezelő, amennyiben a szerződéses partner olyan nyilatkozatot tesz, amely alapján az elévülési idő alatt semmilyen igényérvényesítési eljárást nem kezdeményezett az adatkezelővel szemben.
7. Érintettek köre
– Az adatkezelő szerződéses partnerének képviselői, kapcsolattartói, munkavállalói,
– Az adatkezelő szerződéses partnerének természetes személynek minősülő szolgáltatói, megbízottai, vállalkozói,
– Az adatkezelő szerződéses partnerének nem természetes személy szolgáltatói, vállalkozói, megbízottai képviselői, kapcsolattartói.
8. Érintetti jogok
a. Hozzáféréshez való jog: az érintett bármikor tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről. Az érintett írásbeli kérelmére az adatkezelő tájékoztatja az általa kezelt adataikról, az adatkezelés céljáról, időtartamáról, a címzettekről, az érintetti jogokról, hatósági panasz benyújtásának lehetőségéről.
b. Helyesbítéshez való jog: az érintett bármikor jogosult a kezelt adatai pontosítását vagy kiegészítését kérni. Adatai helyesbítésére irányuló kérelméhez az érintett a helyesbítés alapjául szolgáló alátámasztó tényeket és bizonyítékokat köteles csatolni.
c. Törléshez való jog: az érintett jogosult az adatai törlését kérni, amennyiben:
– a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
– az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre;
– a személyes adatokat jogellenesen kezelte az adatkezelő;
– a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy magyar jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.
d. Korlátozáshoz való jog: az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
– az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben addig, amíg az adatkezelő ellenőrzi a személyes adatok pontosságát;
– az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
– az adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez;
– ha az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen, arra az időtartamra, amíg megállapításra kerül, hogy az adatkezelő jogos érdekei elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos érdekeivel szemben.
e. Tiltakozáshoz való jog: az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon a személyes adatok adatkezelő jogos érdekén alapuló kezelése ellen. Ebben az esetben az adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
f. Jogorvoslathoz / panasztételhez való jog: Jogaiknak megsértése esetén az érintettek jogosultak a lakóhelyük vagy tartózkodási helyük szerint illetékes törvényszékhez fordulni, továbbá a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., posta cím: 1363 Budapest, Pf. 9., e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu, honlap: https://naih.hu/) bárki vizsgálatot kezdeményezhet arra hivatkozással, hogy jogsérelem következett be, vagy annak közvetlen veszélye fennáll. A törvényszék a kérelem tárgyában soron kívül jár el
Az adataik kezelésével kapcsolatos kérdéseiket, észrevételeiket, kérelmeiket postai vagy elektronikus úton az adatkezelő fent megjelölt elérhetőségein terjeszthetik elő. Az érintetti jogok gyakorlásával kapcsolatos megkeresésekre az adatkezelő észszerű határidőn belül, de legkésőbb annak kézhezvételétől számított egy hónapon belül válaszol.
Budapest, 2022. február 25.